Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Diese Erklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten über die VYKN-Website, Demo-Anfragen, Kommunikation, Plattformnutzung und Dienstleistungen hinweg erhoben, verwendet, gespeichert, weitergegeben und geschützt werden. Sie ist zusammen mit der Cookie-Richtlinie, den Nutzungsbedingungen, den Bedingungen zu Vertraulichkeit und eingeschränkter Nutzung der Demo sowie jedem für Sie geltenden Kundenvertrag oder Auftragsverarbeitungsvertrag zu lesen.

2. Wer wir sind

Die Website und die VYKN-Plattform, einschließlich VYKN Academy und VYKN Assure, gehören der VYKN UK LTD, Unternehmensnummer 17214840, gegründet in England und Wales, und werden von ihr betrieben. Büro: Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Vereinigtes Königreich. Eingetragener Sitz: C/O RPGCC, 40 Gracechurch Street, London, EC3V 0BT. Das geistige Eigentum an der Plattform und ihren Inhalten gehört der VYKN IP LTD, Unternehmensnummer 17215244, und ist an die VYKN UK LTD lizenziert. Die VYKN IP LTD betreibt weder die Website noch die Plattform, sofern nicht anders angegeben. „VYKN“, „wir“, „uns“ und „unser“ beziehen sich auf die VYKN UK LTD, sofern der Kontext nichts anderes erfordert.

3. Unsere Rolle nach dem Datenschutzrecht

Die VYKN UK LTD handelt als Verantwortlicher für Website-Besucher, Anfragen, Marketingkontakte und Lieferanten. Sie handelt als Auftragsverarbeiter für Kundenorganisationen bei der Verarbeitung von Lernendenkonten, Zuweisungen, Fortschritt, Prüfungen, Zertifikaten und Schulungsnachweisen. Bei Lernendendaten ist in der Regel der Kunde der Verantwortliche und für die Rechtsgrundlage sowie die Information seiner eigenen Mitarbeitenden und Lernenden zuständig. Es gelten die UK-DSGVO, der Data Protection Act 2018 und, soweit anwendbar, die EU-DSGVO.

4. Geltungsbereich

Diese Erklärung umfasst die Website, Formulare, Demo-Buchung, Vertrieb, Marketing und Veranstaltungen, Onboarding, die Plattform, Lernendendaten, Support, maßgeschneiderte und White-Label-Schulungen, Lieferanten- und Partnerbeziehungen, den Schutz geistigen Eigentums sowie rechtliche und administrative Zwecke. Sie umfasst nicht Websites oder Dienste Dritter, die VYKN nicht kontrolliert.

5. Personenbezogene Daten, die wir erheben

• Website-Besucher: IP-Adresse, Geräte- und Browserdetails, besuchte Seiten, Verweisquelle, ungefährer Standort, Cookie-Kennungen, Analysen und Protokolle.
• Demo-Anfragen und sonstige Anfragen: Name, Position, Organisation, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefon, Sektor, Jurisdiktionen, Anzahl der Lernenden, Schulungsinteressen und alles Weitere, was Sie übermitteln.
• Terminplanungstools: Besprechungszeiten, Zeitzone, Buchungsantworten, Notizen und Details zu Terminverschiebungen.
• Interessenten, Kunden und Partner: Kontaktdaten, Korrespondenz, kommerzielle und Beschaffungsinformationen, Verträge, Abrechnungs- und Zahlungsdetails.
• Lernende auf der Plattform: Kontodaten, Einschreibungen, Fortschritt, Abschluss, Prüfungsantworten und Ergebnisse, Bestanden- oder Nichtbestanden-Status, Zertifikate, Login- und Nutzungsdaten.
• Kundenadministratoren: Position, Berechtigungen, Login-Protokolle, Verwaltungs- und Berichtsaktivitäten.
• Maßgeschneiderte Projekte: Kontaktdaten, Kundenmaterialien, Szenarien und Prüfnotizen. Kunden werden gebeten, personenbezogene Daten nach Möglichkeit zu vermeiden.
• Marketing und Veranstaltungen: Kontaktdaten, Präferenzen, Interaktionshistorie, Downloads, Teilnahme und Einwilligungsnachweise.
• Lieferanten und Berater: Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs-, Due-Diligence- und Leistungsnachweise.

6. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Direkt von Ihnen; von Arbeitgebern und Kundenadministratoren; automatisch über Cookies und Protokolle; aus Terminplanungs-, CRM-, E-Mail- und Videotools; aus öffentlichen Quellen wie Unternehmenswebsites, Branchenverzeichnissen, aufsichtsrechtlichen Registern und Companies House; sowie aus Empfehlungen, von Partnern und aus Materialien, die für Engagements bereitgestellt werden.

7. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Um die Website zu betreiben und zu sichern; Anfragen zu beantworten; Demos zu organisieren und zu bewerten; zu entscheiden, ob Zugang zu proprietärem Material gewährt wird; Vertriebs- und Kundenbeziehungen zu verwalten; Plattformdienste zu erbringen (Konten, Zuweisungen, Zertifikate, Berichte); die Compliance-Berichterstattung für autorisiertes Kundenpersonal zu unterstützen; Kundensupport zu leisten; maßgeschneiderte und White-Label-Inhalte zu entwickeln; unsere Dienstleistungen zu vermarkten; die Nutzung zu analysieren; Sicherheitsvorfälle und Betrug zu verhindern; und gesetzliche und vertragliche Pflichten zu erfüllen.

8. Rechtsgrundlagen

Für Tätigkeiten als Verantwortlicher stützen wir uns auf Vertragserfüllung, vorvertragliche Maßnahmen, berechtigte Interessen, rechtliche Verpflichtungen und Einwilligung (zum Beispiel für bestimmtes Marketing und für nicht notwendige Cookies). Lernendendaten, die für Kunden verarbeitet werden, folgen den Weisungen des Kunden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

9. Berechtigte Interessen

Betrieb und Verbesserung der Website und der Dienstleistungen, Bearbeitung geschäftlicher Anfragen, Vertriebsmanagement, Schutz geistigen Eigentums, Verhinderung von Missbrauch und Betrug, Sicherung der Systeme, Führung von Aufzeichnungen und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche. Wir wägen die Auswirkungen auf die betroffenen Personen ab und stützen uns nicht auf berechtigte Interessen, wenn Ihre Rechte überwiegen.

10. Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Daten über Straftaten

Wir erheben in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über Straftaten. Bitte übermitteln Sie solche Daten nur, wenn sie ausdrücklich angefordert werden und eine Rechtsgrundlage besteht. Kunden, die solche Daten in Fallstudien oder maßgeschneiderten Inhalten bereitstellen, müssen dazu rechtlich befugt sein und sollten sie nach Möglichkeit anonymisieren oder fiktionalisieren. Versehentlich bereitgestellte Daten werden nach geltendem Recht behandelt und können gelöscht werden, wenn sie nicht benötigt werden.

11. Daten von Kindern

Die Plattform richtet sich an Organisationen und berufliche Nutzer. Sie richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Cookies unterstützen den Betrieb der Website, die Nutzungsanalyse, das Nutzererlebnis, die Demo-Buchung, die Sicherheit und, soweit zulässig, das Marketing. Einige sind notwendig; andere erfordern eine Einwilligung. Siehe Cookie-Richtlinie.

13. Weitergabe personenbezogener Daten

Zu den Empfängern gehören Kundenorganisationen (Lernendendaten und Berichte für Administratoren, Personalabteilung, Führungskräfte und Vorstände); die VYKN IP LTD, in begrenzten Fällen zum Schutz geistigen Eigentums; Dienstleister wie Anbieter für Hosting, Cloud, Lernplattform, E-Mail, CRM, Terminplanung, Analysen, Support, Zahlungen, IT, Video, Cookie-Einwilligung und Dokumentenmanagement; professionelle Berater; Aufsichtsbehörden und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich; sowie Parteien einer Unternehmenstransaktion, vorbehaltlich Vertraulichkeitsschutz.

14. Internationale Datenübermittlungen

Daten können außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des EWR übermittelt werden, wenn Anbieter, Kunden oder der Betrieb dies erfordern. Zu den Schutzmaßnahmen gehören Angemessenheitsbeschlüsse, das UK International Data Transfer Agreement, das UK Addendum zu den EU-Standardvertragsklauseln, die EU-Standardvertragsklauseln oder andere rechtmäßige Mechanismen. Plattformdaten werden im Vereinigten Königreich gehostet.

15. Sicherheit

Zugangs- und Authentifizierungskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Verschlüsselung, wo angemessen, sicheres Hosting, Vertraulichkeitsverpflichtung der Mitarbeitenden, Überwachung, Protokollierung, Lieferanten-Due-Diligence, Backups und Vorfallmanagement. Kein System kann als vollständig sicher garantiert werden. Sie sind dafür verantwortlich, Ihre Anmeldedaten zu schützen und vermuteten unbefugten Zugriff zu melden. Siehe Erklärung zur Informationssicherheit.

16. Aufbewahrung

• Website-Anfragen und Demo-Anfragen: bis zu 24 Monate nach der letzten relevanten Interaktion.
• Demo-Zugangs- und Vertraulichkeitsnachweise: bis zu 6 Jahre.
• Marketingdaten: bis Sie sich abmelden oder widersprechen, zuzüglich Sperrlisten.
• Kundenvertrags- und Kontodaten, Lieferanten- und Beraterdaten: Dauer der Geschäftsbeziehung plus bis zu 7 Jahre.
• Supportdaten: bis zu 6 Jahre. Sicherheitsprotokolle: ein begrenzter Zeitraum.
• Lernenden-, Schulungs- und Zertifikatsdaten: wie im Kundenvertrag und in den regulatorischen Anforderungen des Kunden festgelegt.
• Daten im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen: so lange wie erforderlich.

17. Ihre Rechte

Vorbehaltlich geltenden Rechts und Ausnahmen haben Sie das Recht auf Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, auf Datenübertragbarkeit, auf Widerruf der Einwilligung sowie Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungen. Stellen Sie eine Anfrage über die unten angegebenen Kontaktdaten. Anfragen zu Daten, die für Ihren Arbeitgeber verarbeitet werden, können an diese Organisation weitergeleitet werden. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung und Lernanalysen

Prüfungsergebnisse, Abschlussdaten und Aktivitäten werden für Berichterstattung, Aufsicht und Überprüfungen der Schulungswirksamkeit verwendet, einschließlich der TECS-Wirksamkeitsbewertung. VYKN trifft keine Entscheidungen über Einzelpersonen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Kunden bleiben dafür verantwortlich, wie sie Aufzeichnungen und Analysen verwenden.

19. Marketing

Wir können Marketing an Geschäftskontakte senden, soweit zulässig. Abmeldung über den Link in jeder E-Mail oder schriftlich an contact@vykn.com. Notwendige Servicemitteilungen werden weiterhin versandt.

20. Links, Tools und Dienste Dritter

Die Website und die Plattform können auf Tools Dritter verlinken oder diese einbetten, einschließlich Terminplanungs-, Video-, Analyse-, CRM-, Social-Media- und Zahlungsdiensten. Wir sind nicht für deren Datenschutzpraktiken verantwortlich; bitte lesen Sie deren Richtlinien.

21. Pflichten der Kunden und Auftragsverarbeitungsverträge

Kunden müssen sicherstellen, dass sie eine Rechtsgrundlage für die Bereitstellung von Daten haben, dass betroffene Personen Datenschutzinformationen erhalten, dass Lernendendaten korrekt sind, dass Zugriffsberechtigungen und Schulungszuweisungen angemessen sind, dass maßgeschneiderte Materialien nur rechtmäßige und notwendige personenbezogene Daten enthalten und dass die interne Nutzung von Aufzeichnungen und Berichten dem Gesetz entspricht. Wenn VYKN Daten für einen Kunden verarbeitet, wird die Arbeit vertraglich geregelt, was einen Auftragsverarbeitungsvertrag umfassen kann, der Umfang, Datenkategorien, Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter, Übermittlungen, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Meldung von Verletzungen, Löschung oder Rückgabe sowie Audits abdeckt.

22. Beschwerden

Bitte kontaktieren Sie uns zunächst unter contact@vykn.com oder per Post. Sie können sich auch beim Information Commissioner's Office (www.ico.org.uk, Telefon 0303 123 1113) beschweren. Wenn Sie sich außerhalb des Vereinigten Königreichs befinden, können Sie sich bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde beschweren.

23. Änderungen

Aktualisierungen werden auf dieser Seite mit einem überarbeiteten Datum „Zuletzt aktualisiert“ veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen können wir zusätzliche Schritte unternehmen, um betroffene Personen zu benachrichtigen.

24. Kontakt

VYKN UK LTD, Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Vereinigtes Königreich. Unternehmensnummer 17214840. E-Mail: contact@vykn.com.