Privacybeleid

1. Inleiding

Dit beleid legt uit hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen, gedeeld en beschermd via de VYKN-website, demoaanvragen, communicatie, platformgebruik en diensten. Het dient te worden gelezen in samenhang met het Cookiebeleid, de Gebruiksvoorwaarden, de Voorwaarden inzake Vertrouwelijkheid en Beperkt Gebruik van de Demo, en elke klantovereenkomst of verwerkersovereenkomst die op u van toepassing is.

2. Wie wij zijn

De website en het VYKN-platform, inclusief VYKN Academy en VYKN Assure, zijn eigendom van en worden geëxploiteerd door VYKN UK LTD, ondernemingsnummer 17214840, opgericht in Engeland en Wales. Kantoor: Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Verenigd Koninkrijk. Statutaire zetel: C/O RPGCC, 40 Gracechurch Street, London, EC3V 0BT. Het intellectuele eigendom van het platform en de content berust bij VYKN IP LTD, ondernemingsnummer 17215244, en is in licentie gegeven aan VYKN UK LTD. VYKN IP LTD exploiteert de website of het platform niet, tenzij anders vermeld. "VYKN", "wij", "ons" en "onze" verwijzen naar VYKN UK LTD, tenzij de context anders vereist.

3. Onze rol onder de gegevensbeschermingswetgeving

VYKN UK LTD treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor websitebezoekers, aanvragen, marketingcontacten en leveranciers. Zij treedt op als verwerker voor cliëntorganisaties bij het verwerken van cursistenaccounts, toewijzingen, voortgang, toetsen, certificaten en trainingsdossiers. Voor cursistgegevens is de cliënt doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en is deze verantwoordelijk voor de rechtsgrond en voor het informeren van de eigen medewerkers en cursisten. De toepasselijke wetgeving bestaat uit de Britse AVG, de Data Protection Act 2018 en, waar van toepassing, de EU-AVG.

4. Reikwijdte

Dit beleid heeft betrekking op de website, formulieren, het boeken van demo's, verkoop, marketing en evenementen, onboarding, het platform, cursistendossiers, ondersteuning, maatwerk- en white-labeltraining, relaties met leveranciers en partners, bescherming van intellectueel eigendom, en juridische en administratieve doeleinden. Het heeft geen betrekking op websites of diensten van derden waarover VYKN geen zeggenschap heeft.

5. Persoonsgegevens die wij verzamelen

• Websitebezoekers: IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, verwijzingsbron, geschatte locatie, cookie-identificatoren, analytics en logbestanden.
• Demoaanvragen en vragen: naam, functietitel, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, sector, jurisdicties, aantal cursisten, trainingsinteresses en al het andere dat u verstrekt.
• Planningstools: vergadertijden, tijdzone, boekingsreacties, notities en gegevens over verzetten.
• Prospects, cliënten en partners: contactgegevens, correspondentie, commerciële en inkoopinformatie, contracten, facturatie- en betalingsgegevens.
• Platformcursisten: accountgegevens, inschrijvingen, voortgang, voltooiing, toetsantwoorden en scores, geslaagd- of gezaktstatus, certificaten, inlog- en gebruiksgegevens.
• Cliëntbeheerders: functietitel, rechten, inlogrecords, beheer- en rapportageactiviteit.
• Maatwerkprojecten: contactgegevens, cliëntmateriaal, scenario's en beoordelingsnotities. Cliënten wordt gevraagd waar mogelijk geen persoonsgegevens op te nemen.
• Marketing en evenementen: contactgegevens, voorkeuren, betrokkenheidsgeschiedenis, downloads, aanwezigheid en toestemmingsregistraties.
• Leveranciers en adviseurs: contact-, contract-, betalings-, due-diligence- en dienstverleningsgegevens.

6. Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Rechtstreeks van u; van werkgevers en cliëntbeheerders; automatisch via cookies en logbestanden; via planning-, CRM-, e-mail- en videotools; uit openbare bronnen zoals bedrijfswebsites, bedrijvengidsen, registers van toezichthouders en Companies House; en via doorverwijzingen, partners en materiaal dat voor opdrachten wordt aangeleverd.

7. Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Om de website te exploiteren en te beveiligen; vragen te beantwoorden; demo's in te plannen en te beoordelen; te beslissen of toegang tot eigendomsmateriaal wordt verleend; verkoop- en cliëntrelaties te beheren; platformdiensten te leveren (accounts, toewijzingen, certificaten, rapporten); compliancerapportage te ondersteunen voor geautoriseerd cliëntpersoneel; klantenondersteuning te bieden; maatwerk- en white-labelcontent te ontwikkelen; onze diensten te vermarkten; gebruik te analyseren; beveiligingsincidenten en fraude te voorkomen; en te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen.

8. Rechtsgronden

Voor activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke baseren wij ons op de uitvoering van een overeenkomst, precontractuele stappen, gerechtvaardigde belangen, wettelijke verplichtingen en toestemming (bijvoorbeeld voor bepaalde marketing en voor niet-noodzakelijke cookies). Cursistgegevens die voor cliënten worden verwerkt, volgen de instructies van de cliënt. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

9. Gerechtvaardigde belangen

Het exploiteren en verbeteren van de website en de diensten, het afhandelen van zakelijke vragen, het beheren van verkoop, het beschermen van intellectueel eigendom, het voorkomen van misbruik en fraude, het beveiligen van systemen, het bijhouden van dossiers en het handhaven van wettelijke rechten. Wij wegen de gevolgen voor betrokkenen af en baseren ons niet op gerechtvaardigde belangen waar uw rechten zwaarder wegen.

10. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens

Wij vragen doorgaans niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens. Verstrek deze niet, tenzij daar specifiek om wordt gevraagd en er een rechtsgrond bestaat. Cliënten die dergelijke gegevens aanleveren in casestudy's of maatwerkcontent moeten daartoe wettelijk gerechtigd zijn en dienen deze waar mogelijk te anonimiseren of te fictionaliseren. Onbedoeld verstrekte gegevens worden behandeld overeenkomstig het toepasselijke recht en kunnen worden verwijderd indien zij niet nodig zijn.

11. Gegevens van kinderen

Het platform is gericht op organisaties en professionele gebruikers. Het is niet gericht op kinderen en wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Als u vermoedt dat een kind gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

Cookies ondersteunen de werking van de website, gebruiksanalyse, de gebruikerservaring, het boeken van demo's, beveiliging en, waar toegestaan, marketing. Sommige zijn noodzakelijk; andere vereisen toestemming. Zie het Cookiebeleid.

13. Delen van persoonsgegevens

Ontvangers zijn onder meer cliëntorganisaties (cursistgegevens en rapporten voor beheerders, HR, managers en besturen); VYKN IP LTD, in beperkte gevallen ter bescherming van intellectueel eigendom; dienstverleners zoals aanbieders van hosting, cloud, leerplatform, e-mail, CRM, planning, analytics, ondersteuning, betaling, IT, video, cookietoestemming en documentbeheer; professionele adviseurs; toezichthouders en autoriteiten waar de wet dat vereist; en partijen bij een bedrijfstransactie, onder voorbehoud van vertrouwelijkheidswaarborgen.

14. Internationale doorgiften

Gegevens kunnen buiten het VK of de EER worden doorgegeven waar dienstverleners, cliënten of de bedrijfsvoering dat vereisen. Waarborgen omvatten adequaatheidsbesluiten, de Britse International Data Transfer Agreement, het Britse Addendum bij de EU-standaardcontractbepalingen, de EU-standaardcontractbepalingen of andere wettelijke mechanismen. Platformgegevens worden gehost in het Verenigd Koninkrijk.

15. Beveiliging

Toegangs- en authenticatiecontroles, rolgebaseerde rechten, versleuteling waar passend, beveiligde hosting, geheimhouding door medewerkers, monitoring, logging, due diligence op leveranciers, back-ups en incidentbeheer. Geen enkel systeem kan volledig veilig worden gegarandeerd. U bent verantwoordelijk voor het beschermen van uw inloggegevens en voor het melden van vermoedelijke ongeautoriseerde toegang. Zie de Informatiebeveiligingsverklaring.

16. Bewaartermijnen

• Websitevragen en demoaanvragen: tot 24 maanden na de laatste betekenisvolle interactie.
• Registraties van demotoegang en vertrouwelijkheid: tot 6 jaar.
• Marketingregistraties: totdat u zich afmeldt of bezwaar maakt, plus onderdrukkingsregistraties.
• Cliëntcontract- en accountgegevens, leveranciers- en adviseursgegevens: de duur van de relatie plus tot 7 jaar.
• Ondersteuningsgegevens: tot 6 jaar. Beveiligingslogbestanden: een beperkte periode.
• Cursist-, trainings- en certificaatgegevens: zoals vastgelegd in de cliëntovereenkomst en de toezichtvereisten van de cliënt.
• Gegevens met betrekking tot juridische claims: zolang als nodig is.

17. Uw rechten

Onder voorbehoud van toepasselijk recht en uitzonderingen heeft u het recht op informatie, op inzage, rectificatie en wissing van uw gegevens, op beperking van of bezwaar tegen verwerking, op overdraagbaarheid van gegevens, op intrekking van toestemming, en rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming. Dien een verzoek in via de onderstaande contactgegevens. Verzoeken over gegevens die voor uw werkgever worden verwerkt, kunnen naar die organisatie worden doorverwezen. Mogelijk moeten wij uw identiteit verifiëren.

18. Geautomatiseerde besluitvorming en leeranalytics

Toetsresultaten, voltooiingsgegevens en activiteit worden gebruikt voor rapportage, toezicht en beoordelingen van trainingseffectiviteit, inclusief TECS-effectiviteitsscoring. VYKN neemt geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Cliënten blijven verantwoordelijk voor de wijze waarop zij dossiers en analytics gebruiken.

19. Marketing

Wij kunnen marketing sturen naar zakelijke contacten waar dat is toegestaan. Meld u af via de link in een e-mail of door te schrijven naar contact@vykn.com. Noodzakelijke servicecommunicatie wordt voortgezet.

20. Links, tools en diensten van derden

De website en het platform kunnen linken naar of tools van derden insluiten, waaronder planning-, video-, analytics-, CRM-, socialemedia- en betaaldiensten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacypraktijken; raadpleeg hun beleid.

21. Verantwoordelijkheden van cliënten en verwerkersovereenkomsten

Cliënten moeten ervoor zorgen dat zij een rechtsgrond hebben voor het verstrekken van gegevens, dat betrokkenen privacy-informatie ontvangen, dat cursistgegevens juist zijn, dat toegangsrechten en trainingstoewijzingen passend zijn, dat maatwerkmateriaal uitsluitend rechtmatige en noodzakelijke persoonsgegevens bevat, en dat het interne gebruik van dossiers en rapporten in overeenstemming is met de wet. Waar VYKN gegevens verwerkt voor een cliënt, wordt het werk beheerst door een overeenkomst, die een verwerkersovereenkomst kan omvatten die reikwijdte, gegevenscategorieën, instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers, doorgiften, ondersteuning bij rechten, melding van inbreuken, verwijdering of teruggave, en audits regelt.

22. Klachten

Neem eerst contact met ons op via contact@vykn.com of per post. U kunt ook een klacht indienen bij het Information Commissioner's Office (www.ico.org.uk, telefoon 0303 123 1113). Als u zich buiten het Verenigd Koninkrijk bevindt, kunt u een klacht indienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.

23. Wijzigingen

Updates worden op deze pagina gepubliceerd met een herziene datum "Laatst bijgewerkt". Bij wezenlijke wijzigingen kunnen wij aanvullende stappen nemen om de betrokkenen te informeren.

24. Contact

VYKN UK LTD, Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Verenigd Koninkrijk. Ondernemingsnummer 17214840. E-mail: contact@vykn.com.