Política de privacidad

1. Introducción

Esta política explica cómo se recopilan, utilizan, almacenan, comparten y protegen los datos personales en el sitio web de VYKN, las solicitudes de demo, las comunicaciones, el uso de la plataforma y los servicios. Debe leerse junto con la Política de cookies, las Condiciones de uso, las Condiciones de confidencialidad y uso limitado de la demo, y cualquier contrato con el cliente o acuerdo de tratamiento de datos que le sea aplicable.

2. Quiénes somos

El sitio web y la plataforma VYKN, incluidas VYKN Academy y VYKN Assure, son propiedad de VYKN UK LTD, número de sociedad 17214840, constituida en Inglaterra y Gales, que los opera. Oficina: Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Reino Unido. Domicilio social: C/O RPGCC, 40 Gracechurch Street, London, EC3V 0BT. La propiedad intelectual de la plataforma y su contenido pertenece a VYKN IP LTD, número de sociedad 17215244, y está licenciada a VYKN UK LTD. VYKN IP LTD no opera el sitio web ni la plataforma salvo que se indique lo contrario. "VYKN", "nosotros", "nos" y "nuestro" se refieren a VYKN UK LTD salvo que el contexto exija otra cosa.

3. Nuestra función conforme a la legislación de protección de datos

VYKN UK LTD actúa como responsable del tratamiento respecto de los visitantes del sitio web, las consultas, los contactos de marketing y los proveedores. Actúa como encargado del tratamiento para las organizaciones cliente cuando gestiona cuentas de alumnos, asignaciones, progreso, evaluaciones, certificados y registros de formación. En el caso de los datos de los alumnos, el cliente suele ser el responsable del tratamiento y es responsable de la base jurídica y de informar a su propio personal y alumnos. Las leyes aplicables son el RGPD del Reino Unido, la Data Protection Act 2018 y, cuando proceda, el RGPD de la UE.

4. Alcance

Esta política cubre el sitio web, los formularios, la reserva de demos, las ventas, el marketing y los eventos, la incorporación de clientes, la plataforma, los registros de alumnos, el soporte, la formación a medida y de marca blanca, las relaciones con proveedores y socios, la protección de la propiedad intelectual y los fines jurídicos y administrativos. No cubre sitios ni servicios de terceros que VYKN no controla.

5. Datos personales que recopilamos

• Visitantes del sitio web: dirección IP, datos del dispositivo y del navegador, páginas visitadas, fuente de referencia, ubicación aproximada, identificadores de cookies, analítica y registros.
• Solicitudes de demo y consultas: nombre, cargo, organización, correo electrónico profesional, teléfono, sector, jurisdicciones, número de alumnos, intereses formativos y cualquier otra información que nos envíe.
• Herramientas de programación: horarios de reuniones, zona horaria, respuestas a reservas, notas y detalles de reprogramación.
• Clientes potenciales, clientes y socios: datos de contacto, correspondencia, información comercial y de compras, contratos, datos de facturación y pago.
• Alumnos de la plataforma: datos de la cuenta, matrículas, progreso, finalización, respuestas y puntuaciones de las evaluaciones, estado de aprobado o suspenso, certificados, datos de inicio de sesión y de uso.
• Administradores del cliente: cargo, permisos, registros de inicio de sesión, actividad de gestión y de elaboración de informes.
• Proyectos a medida: datos de contacto, materiales del cliente, escenarios y notas de revisión. Se pide a los clientes que eviten incluir datos personales siempre que sea posible.
• Marketing y eventos: datos de contacto, preferencias, historial de interacción, descargas, asistencia y registros de consentimiento.
• Proveedores y asesores: registros de contacto, contrato, pago, diligencia debida y servicio.

6. Cómo recopilamos los datos personales

Directamente de usted; de empleadores y administradores del cliente; automáticamente mediante cookies y registros; de herramientas de programación, CRM, correo electrónico y vídeo; de fuentes públicas como sitios web corporativos, directorios de empresas, registros regulatorios y Companies House; y de referencias, socios y materiales facilitados para los encargos.

7. Cómo utilizamos los datos personales

Para operar y proteger el sitio web; responder a consultas; organizar y evaluar demos; decidir si se concede acceso a material propietario; gestionar las ventas y las relaciones con los clientes; prestar los servicios de la plataforma (cuentas, asignaciones, certificados, informes); apoyar la elaboración de informes de cumplimiento para el personal autorizado del cliente; prestar soporte al cliente; desarrollar contenido a medida y de marca blanca; promocionar nuestros servicios; analizar el uso; prevenir incidentes de seguridad y fraude; y cumplir las obligaciones legales y contractuales.

8. Bases jurídicas

Para las actividades como responsable del tratamiento nos basamos en la ejecución de un contrato, las medidas precontractuales, los intereses legítimos, las obligaciones legales y el consentimiento (por ejemplo, para parte del marketing y para las cookies no esenciales). Los datos de alumnos tratados por cuenta de los clientes siguen las instrucciones del cliente. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

9. Intereses legítimos

Operar y mejorar el sitio web y los servicios, gestionar consultas comerciales, gestionar las ventas, proteger la propiedad intelectual, prevenir el uso indebido y el fraude, proteger los sistemas, conservar registros y hacer valer derechos legales. Ponderamos el impacto sobre las personas y no nos basamos en intereses legítimos cuando sus derechos prevalecen sobre ellos.

10. Datos de categorías especiales y relativos a infracciones penales

Por lo general no solicitamos datos de categorías especiales ni datos relativos a infracciones penales. No los envíe salvo que se le soliciten específicamente y exista una base jurídica. Los clientes que faciliten dichos datos en casos de estudio o contenido a medida deben estar legalmente facultados para hacerlo y deben anonimizarlos o ficcionalizarlos siempre que sea posible. Los datos facilitados de forma inadvertida se tratan conforme a la legislación aplicable y pueden eliminarse si no son necesarios.

11. Datos de menores

La plataforma está dirigida a organizaciones y usuarios profesionales. No está dirigida a menores y no recopilamos a sabiendas datos de menores. Si cree que un menor ha facilitado datos, póngase en contacto con nosotros.

12. Cookies y tecnologías similares

Las cookies permiten el funcionamiento del sitio, el análisis del uso, la experiencia del usuario, la reserva de demos, la seguridad y, cuando está permitido, el marketing. Algunas son necesarias; otras requieren consentimiento. Consulte la Política de cookies.

13. Comunicación de datos personales

Los destinatarios incluyen las organizaciones cliente (datos de alumnos e informes para administradores, recursos humanos, gerentes y consejos); VYKN IP LTD, en casos limitados para proteger la propiedad intelectual; proveedores de servicios como los de alojamiento, nube, plataforma de aprendizaje, correo electrónico, CRM, programación, analítica, soporte, pagos, TI, vídeo, consentimiento de cookies y gestión documental; asesores profesionales; reguladores y autoridades cuando lo exija la ley; y las partes de una operación societaria, con sujeción a protecciones de confidencialidad.

14. Transferencias internacionales

Los datos pueden transferirse fuera del Reino Unido o del EEE cuando los proveedores, los clientes o las operaciones lo requieran. Las garantías incluyen las normas de adecuación, el UK International Data Transfer Agreement, el UK Addendum a las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE, las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE u otros mecanismos lícitos. Los datos de la plataforma se alojan en el Reino Unido.

15. Seguridad

Controles de acceso y autenticación, permisos basados en funciones, cifrado cuando procede, alojamiento seguro, confidencialidad del personal, monitorización, registro, diligencia debida sobre proveedores, copias de seguridad y gestión de incidentes. Ningún sistema puede garantizarse como completamente seguro. Usted es responsable de proteger sus credenciales de inicio de sesión y de notificar cualquier sospecha de acceso no autorizado. Consulte la Declaración de seguridad de la información.

16. Conservación

• Consultas del sitio web y solicitudes de demo: hasta 24 meses desde la última interacción significativa.
• Registros de acceso a demos y de confidencialidad: hasta 6 años.
• Registros de marketing: hasta que se dé de baja o se oponga, más los registros de supresión.
• Registros de contratos y cuentas de clientes, registros de proveedores y asesores: la duración de la relación más hasta 7 años.
• Registros de soporte: hasta 6 años. Registros de seguridad: un periodo limitado.
• Registros de alumnos, formación y certificados: según lo establecido en el contrato con el cliente y los requisitos regulatorios del cliente.
• Registros relativos a reclamaciones legales: el tiempo que sea necesario.

17. Sus derechos

Con sujeción a la legislación aplicable y a sus excepciones, usted tiene derecho a ser informado, a acceder a sus datos, rectificarlos y suprimirlos, a limitar el tratamiento u oponerse a él, a la portabilidad de los datos, a retirar el consentimiento, y derechos relativos a las decisiones automatizadas. Presente su solicitud utilizando los datos de contacto que figuran más abajo. Las solicitudes relativas a datos tratados por cuenta de su empleador pueden remitirse a esa organización. Es posible que necesitemos verificar su identidad.

18. Decisiones automatizadas y analítica del aprendizaje

Los resultados de las evaluaciones, los datos de finalización y la actividad se utilizan para la elaboración de informes, la supervisión y las revisiones de la eficacia de la formación, incluida la puntuación de eficacia de TECS. VYKN no toma decisiones sobre las personas basadas únicamente en el tratamiento automatizado. Los clientes siguen siendo responsables del uso que hacen de los registros y la analítica.

19. Marketing

Podemos enviar comunicaciones de marketing a contactos profesionales cuando esté permitido. Puede darse de baja mediante el enlace incluido en cualquier correo electrónico o escribiendo a contact@vykn.com. Las comunicaciones de servicio necesarias continuarán.

20. Enlaces, herramientas y servicios de terceros

El sitio web y la plataforma pueden enlazar o incorporar herramientas de terceros, incluidos servicios de programación, vídeo, analítica, CRM, redes sociales y pagos. No somos responsables de sus prácticas de privacidad; le rogamos que revise sus políticas.

21. Responsabilidades del cliente y acuerdos de tratamiento de datos

Los clientes deben asegurarse de que disponen de una base jurídica para facilitar los datos, de que las personas reciben información sobre privacidad, de que los datos de los alumnos son exactos, de que los permisos de acceso y las asignaciones de formación son adecuados, de que los materiales a medida contienen únicamente datos personales lícitos y necesarios, y de que el uso interno de los registros e informes cumple la ley. Cuando VYKN trata datos por cuenta de un cliente, el trabajo se rige por un contrato, que puede incluir un acuerdo de tratamiento de datos que cubra el alcance, las categorías de datos, las instrucciones, la confidencialidad, la seguridad, los subencargados, las transferencias, la asistencia en el ejercicio de derechos, la notificación de violaciones de seguridad, la eliminación o devolución, y las auditorías.

22. Reclamaciones

Le rogamos que se ponga en contacto con nosotros en primer lugar en contact@vykn.com o por correo postal. También puede presentar una reclamación ante la Information Commissioner's Office (www.ico.org.uk, teléfono 0303 123 1113). Si se encuentra fuera del Reino Unido, puede presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos.

23. Cambios

Las actualizaciones se publican en esta página con una fecha de "Última actualización" revisada. En caso de cambios sustanciales, podemos adoptar medidas adicionales para notificar a las personas afectadas.

24. Contacto

VYKN UK LTD, Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Reino Unido. Número de sociedad 17214840. Correo electrónico: contact@vykn.com.